Om milersättning och PUL i samband med körjounaler

Servicebilar och övriga tjänstefordon inom byggbranschen använder nu i allt mer ökad utsträckning elektroniska körjournaler för att hålla koll på milersättning och uppgifter till skatteverket. Anställda blir allt mer medvetna om att alla deras rörelser med tjänstebilen övervakas och loggas i automatiska filer.

Gps övervakning av bilen Anställda var fordon har en elektronisk körjournal installerad övervakas i realtid dygnet runt. Alla adresser med klockslag där bilen stått still dokumenteras i loggfiler. Dessutom kan man få fram den exakta körrutten för varje enskild förflyttning med tjänstefordonet. Allt detta är en stor fördel för företaget som förenklar redovisningen till skattemyndigheten men även kan upptäcka fusk med fordonets använding privat av företagets anställda. Läs mer här om hur en körjournal ska se ut för att man ska få milersättning.

Privata resor med tjänstebilen Alla som har tjänstebilar fuskar i en eller annan omfattning. Det finns två sorters fusk:

  1. Det som alla är skyldiga till. Dvs att man missar att föra in privata resor och varför dessa skett. Det kan vara att man glömt stänga av spisen hemma och måste återvända hem. Detta är en privat resa och att missa den är bokföringsbrott. Likaså är det privat att du kör en liten omväg under arbetsdagen för att köpa snus. Att inte boka dessa kilometer i körjournalen som privata är även detta bokföringsbrott. Alla med tjänstebil gör dessa misstag, även skatteverkets egna handläggare som har tjänstebilar.
  2. Den andra sortens fusk är när man med ont uppsåt använder tjänstebilen felaktigt. Man tar bilen till Stockholm under helgen istället för sin privata bil osv. Här blåser man arbetsgivaren och företaget blåser staten utan att de vet om det. Detta är stöld och en bra anledning till varför man inte vill att en servicebil ska övervakas elektroniskt av arbetsgivaren.

Om personuppgiftslagen PUL Använding av gps system och elektroniska körjournaler omfattas av PUL. Datainspektionen är den övervakande myndigheten i dessa fall och ska se till att lagar som rör personers integritet efterföljs. PUL lagar är tydliga och säger att man inte får kontroller personalens rörelser elektroniskt för att upptäcka fusk med fordon och stölder. Man får däremot övervaka fordonets rörelser för att använda dessa för att föra körjournal för att dra av milersättning exempelvis.

Fackföreningar och milersättningar Motsätter sig användantet av körjournaler just för att deras medlemmar uppger att de känner sig övervakade. De känner sig kränkta, misstrodda och känner vidare obehag. När GPS system används måste man alltid ställa personalens integritet och intressen främst. Om positioneringssysemet kan användas utan risk för att kränka personalen integritet är det ok. I flera branscher är det en naturligt att man ska veta var fodonet befinner sig vid varje given tidpunkt, exempel på sådana fodon är:

  • Taxi
  • Trafikledningsfordon
  • Ambulans
  • Polis
  • Budbilar

Gråzonen med milersättning Varför motiveras småföretagare att installera kostsamma körjournalsystem i företagets fordon? Svaret är givetvis att det är ett enormt arbete att föra körjournal manuellt och att kostnaden för att installera ett GPS positioneringssystem snabbt uppväger arbetskostnaden i tid för att föra de manuella körjournalerna. Alla som använder en tjänstebil vet att de befinner sig i en gråzon i en eller annan grad. Att detta ska upptäckas och dokumenteras och konfronteras den anställde är givetvis huvudskälet till moståndet från personalen.

10 jan 2013